หนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้ผลิตภัณท์จากประเทศญี่ปุ่นได้รับการยอมรับในเรื่องคุณภาพนั้นคือ การมีหลักการในการทำงานที่ชัดเจน หลักการเหล่านี้ ถูกคิดค้นด้วยบริษัทชั้นนำญี่ปุ่นและได้ถูกนำไปใช้เป็นแบบ อย่างแพร่หลายในบริษัทญี่ปุ่นอื่นๆโดยทั่วไปเช่นกัน
หลักการการทำงานต่างๆมีหลายประเภท ครอบคลุมเกือบทุกลักษณะงาน ไม่ว่าจะเป็น งานควบคุมคุณภาพ งานวิเคราะห์ แม้แต่การสนทนาในบริษัท หลักการปฏิบัติงานที่จะมานำเสนอในวันนี้ เป็นหลักการยอดนิยมที่หลายบริษัทยึดเป็นหลักพื้นฐานและให้พนักงานทำงานตามแบบให้ถูกต้อง แม้แต่พนักงานใหม่ ยังต้องได้รับการอบรมหลักการเหล่านี้เพื่อให้งานดำเนินไปด้วยคุณภาพและโปร่งใส
หลักการ 5S
Photo from https://commons.wikimedia.org/wiki/File:5S_methodology.png
หลักการแรกที่มีชื่อเสียงโด่งดังที่สุด คือหลักการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร ที่เรียกว่า 5S ซึ่งในภาษาไทย รู้จักกันในนามว่า 5ส นั่นเอง จุดประสงค์ของ 5ส คือการจัดสถานที่ทำงานขององค์กรทั้งออฟฟิศและการผลิตให้มีความสะอาดและสะดวกสบายต่อการทำงาน เพื่อเพิ่มผลผลิต ลดการสูญเสียและสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ จากการปรับปรุงและรักษามาตรฐาน 5 อย่างนี้คือ
整理 (Seiri) : สะสาง
คือ การจัดระเบียบระหว่างของสำคัญที่จำเป็นและใช่บ่อย แยกออกจากรายการที่ไม่จำเป็น หรือไม่มีความสำคัญ หลักการนี้จะช่วยแยกสิ่งจำเป็นและไม่จำเป็นออก เพื่อง่ายต่อการค้นหา
整頓 (Seiton) : สะดวก
คือ การระบุสิ่งของให้เข้ากับตำแหน่ง อาจจะใช้ป้ายชื่อ และ แท็กสีกำกับ เพื่อสะดวกต่อการหยิบจับใช้งานในแต่ละครั้ง
清掃 (Seiso) : สะอาด
คือ การรักษาความสะอาดที่ทำงาน ไม่ให้มีเศษกระดาษ สิ่งสกปรกต่างๆ ตามออฟฟิศ หรือถ้าเป็นฝ่ายผลิต ก็ไม่ให้มีคราบน้ำมันหรือเศษวัตถุดิบต่างๆ ตกรอบบริเวณพื้นที่ทำงานของเรา
清潔 (Seiketsu) : สร้างมาตรฐาน
คือ การสร้างมาตรฐานทั้งองค์กรให้มีระบบที่ชัดเจนในการทำงาน รวมถึงมีการทดสอบ หรือ ตรวจสอบเป็นประจำ เพื่อให้งานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้เหมือนกัน
躾 (Shitsuke) : สร้างวินัย
คือ การใช้งาน 5ส เป็นวิถีชีวิตและสร้างวินัยในตนเองให้แก่พนักงาน ตัวอย่างเช่น ให้ปฏิบัติตามหลักการ 5ส อย่างเป็นประจำ
HOU REN SOU (報連相)
Photo from https://stock.adobe.com/jp/search/images?=報連相
HOU REN SOU เป็นหลักการพื้นฐานในการพัฒนาการสนทนาในองค์กร ให้พนักงานทุกคนรู้จักการรายงานที่ถูกต้องและยึดหลักนี้เป็นวิถีในการดำเนินงาน ไม่ว่าคุณจะอยู่หน่วยงานไหน ก็สามารถนำหลักการนี้ไปใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานคุณได้
HOU มาจากคำว่า HOUKOKU ในภาษาญี่ปุ่นซึ่งแปลว่า “การรายงาน” เป็นการย้ำให้พนักงานนึกถึงความสำคัญในการรายงานเรื่องต่างๆ ถ้ามีเหตุการณ์ผิดพลาดใดๆของงาน ไม่ให้เก็บไว้เป็นความลับ ให้รู้จักการรายงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบก่อนที่จะสายเกินไปและไม่สามารถแก้ไขงานนั้นๆได้
REN มาจากคำว่า RENRAKU ในภาษาญี่ปุ่นซึ่งแปลว่า “การติดต่อ” เป็นการเตือนให้ทุกคนให้ความสำคัญกับการสร้างเครือข่าย และรู้จักติดต่อประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด โดยไม่ต้องเกรงใจในการโทรหาเพื่อแจ้งเนื้อหาต่างๆหรือขอคำปรึกษาใดๆ
SOU มาจากคำว่า SOUDAN ในภาษาญี่ปุ่นซึ่งแปลว่า การปรึกษา เป็นการให้ความสำคัญกับการปรึกษาหารือในเนื้อหางานต่างๆอย่างอิสระ ถ้ามีเรื่องติดขัดใดๆที่ต้องการคำปรึกษาจากผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ใหญ่ในสายงาน พนักงานก็สามารถขอคำปรึกษาได้ง่าย
HOU REN SOU เป็นหลักการที่ทุกระดับในองค์กรต้องคำนึงถึงความสำคัญของการรายงาน การติดต่อประสานงาน และการขอและให้คำปรึกษา ผู้ใหญ่ในองค์กรก็ควรจะเปิดโอกาสให้พนักงานรุ่นน้องได้รับคำปรึกษาที่ดีและให้คำแนะนำที่ถูกต้อง จุดประสงค์หลักของหลักการนี้ คือเพื่อให้ทุกคนในบริษัทได้สามารถประสานงานได้อย่างสบายใจ จะได้แก้ไขปัญหาร่วมกันได้ถ้ามีเรื่องติดขัดใดๆ
QC7
Photo from https://www.nairienroo.com/สรุปประเด็นสำคัญในการแ/
QC7 ย่อมาจาก Quality Control 7 อย่าง ที่ได้ถูกคิดค้นและรวบรวมจากองค์กรญี่ปุ่นเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และควบคุมคุณภาพในการผลิตของอุตสาหกรรมต่างๆ แต่ก็สามารถใช้ในงานบริการได้ด้วยเช่นกัน จุดประสงค์หลักคือเพื่อให้เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันและหาจุดบกพร่องเพื่อแก้ไขให้การทำงานมีประสิทธิภาพและคุณภาพที่สูงขึ้น องค์ประกอบของ QC7 มีดังนี้
1 check sheet
แผ่นตรวจสอบในรูปแบบฟอร์มเพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูล โดยสามารถออกแบบแนวทางการบันทึกข้อมูลที่เราต้องการได้ ตามลักษณะของงานนั้นๆ Check Sheet จะช่วยให้เราได้ตรวจสอบการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น ว่าเราได้ทำการปฏิบัติงานถูกต้องตามกำหนดหรือไม่ เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดและไม่ซับซ้อน สามารถนำไปใช้ทั้งในการผลิตและงานบริการ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้องาน
2 กราฟ ( Graph )
กราฟเป็นอุปกรณ์ที่ทุกคนคุ้นเคยมากที่สุดและถูกใช้กันอย่างแพร่หลายมาตั้งแต่อดีตในการแสดงข้อมูลให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เพื่อดูความแตกต่างหรือแนวทางการดำเนินงานต่างๆว่ามีลักษณะแนวโน้มไปในทางไหน ประเภทของกราฟก็มีหลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น จุด, แท่ง, ภาพ หรือ เส้น เราสามารถเลือกใช้กราฟที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการแสดงออกมา
3 แผนผังการกระจาย
แผนผังการกระจายจะถูกสร้างขึ้นโดยแสดงถึงตัวแปร 2 ตัวและเป็นเครื่องมือที่บ่งบอกว่าข้อมูลที่เกิดขึ้นนั้นมีแนวโน้มที่จะเป็นไปในทิศทางใด แผนผังการกระจายเป็นการนำข้อมูล 2 ตัวที่มีความสัมพันธ์กันมาลงในกราฟที่มีแกน X และแกน Y โดยแกรนด์ X ก็จะเป็นข้อมูลของตัวแปรตัวที่ 1 แกน Y ก็จะเป็นข้อมูลของตัวแปรตัวที่ 2 เราสามารถใช้แผนผังการกระจายเพื่อชี้ปัญหาที่ถูกจุดและนำไปวิเคราะห์เพื่อหาทางแก้ไขได้ง่ายขึ้น
4 ฮิสโตแกรม ( Histogram )
ฮิสโตแกรมหรือกราฟแท่ง เป็นการแสดงผลข้อมูลในรูปแบบกราฟแท่งที่เรียงต่อเนื่องกัน โดยแต่ละแท่งแสดงจำนวนหรือความถี่ของสิ่งนั้นๆเพื่อเปรียบเทียบความมากน้อยในช่วงเวลาที่เรากำหนด
5 แผนผังแสดงเหตุและผล หรือ Cause and Effect Diagram
เรารู้จักกันดีในชื่อ แผนผังก้างปลา ใช้ในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาโดยการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างปัญหากับสาเหตุที่เกิดขึ้น เป็นอุปกรณ์ในการวิเคราะห์จากการระดมความคิดด้วยทีมงานและสร้างออกมาให้เป็นแผนผังเพื่อหาต้นตอของปัญหาที่แท้จริงอย่างละเอียด และสุดท้ายเพื่อนำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างเป็นรูปประธรรมต่อไป
6 แผนผังพาเรโต หรือ Pareto Diagram
แผนผังพาเรโต ถือได้ว่าเป็นอีกหนึ่งในเครื่องมือของ QC 7 ที่นำไปใช้ในการแสดงปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิต สามารถแสดงสัดส่วนของปัญหาที่เกิดขึ้นและจัดลําดับความสําคัญของปัญหาที่เกิดขึ้น ประกอบไปด้วยกราฟแท่งที่มี 1 แกนนอนและ 2 แกนตั้ง โดยแกนตั้งด้านซ้ายจะแสดงถึงจำนวนความผิดพลาด ส่วนแกนตั้งด้านขวาจะแสดงถึงเปอร์เซ็นต์สะสม โดยที่เราจะทำการเรียงแท่งกราฟจากแท่งที่สูงไปหาทางที่ต่ำหรือจากซ้ายไปขวานั่นเอง เราจะเห็นว่าปัญหาอะไรที่เกิดมากที่สุด ซึ่งเป็นปัญหาที่เราจำเป็นต้องเข้าไปทำการแก้ไขเป็นอันดับแรก
7 แผนภูมิควบคุม
เป็นเครื่องมือสถิติที่ใช้ในการควบคุมกระบวนการผลิตและใช้ในการตรวจสอบความผิดพลาด จุดสำคัญของแผนภูมิควบคุมคือการแสดงให้เห็นว่ากระบวนการที่เรากำลังตรวจสอบอยู่นั้น ยังอยู่ในสภาวะที่ยังควบคุมได้อยู่หรือไม่
5 whys
Photo by https://www.123rf.com/stock-photo/root_cause_analysis.html?sti=mrhtrwzgqls1qg7rx8|
หลักการในการวิเคราะห์ปัญหาเพื่อค้นหาวิธีการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด 5 whys เริ่มต้นมาจากอุตสาหกรรมรถยนต์ของโตโยต้าในการพัฒนาศักยภาพการแก้ไขปัญหา โดยการให้ตั้งคำถาม “ทำไม” 5 ครั้ง ต่อปัญหาที่มีอยู่เพื่อความชัดเจนที่ดีขึ้น
นอกจากเราจะสามารถนำ 5 whys นี้ไปใช้ในการทำงานได้แล้ว ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการหาคำตอบจากปัญหาต่างๆในชีวิตประจำวันได้ด้วยเช่นกัน
ตัวอย่างเช่น ถ้าปัญหาของนักเรียนคือ สอบตก เราก็จะนำวิธีนี้มาตั้งคำถามย้อนไป 5 ครั้งเพื่อหาสาเหตุที่ชัดเจน
ทำไมถึงสอบตก? : เพราะทำข้อสอบไม่ได้
ทำไมทำข้อสอบไม่ได้? : เพราะไม่เข้าใจเนื้อหา
ทำไมไม่เข้าใจเนื้อหา? : เพราะไม่ได้ตั้งใจฟังในห้องเรียน
ทำไมไม่ตั้งใจฟังในห้องเรียน? : เพราะง่วงนอนและไม่มีสมาธิ
ทำไมง่วงนอนและไม่มีสมาธิ? : เพราะดู netflix จนดึกทุกคืน
เราก็จะรู้คำตอบที่ชัดเจนของตัวเองมากขึ้นว่าต้นตอของปัญหาที่เราต้องแก้นั้นมาจากตรงไหน 5 whys จะช่วยให้เราทบทวนความคิดของตัวเองให้มากขึ้น เพราะการถามตัวเองแค่ 1 รอบเราไม่สามารถหาคำตอบที่แท้จริงได้จึงจำเป็นต้องถาม 5 ครั้งเป็นอย่างน้อย
SAN CHOKU SAN GEN
Photo from https://www.kantsu.com/terms/2544/
เป็นหลักการในการย้ำจิตสำนึกว่า ถ้าเกิดปัญหาใดๆขึ้น เราต้องปฏิบัติตามนี้ โดย SAN CHOKU SAN GEN คือการรวมตัวของคำศัพท์ 3 คำในภาษาญี่ปุ่น GENBA แปลว่า ที่หน้างาน GENBUTSU แปลว่า ของจริง และ GENJITSU แปลว่า เวลา ณตอนนั้นที่เกิดเหตุขึ้น
กล่าวคือ ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นในการงาน ตัวอย่างเช่น เครื่องจักรมีปัญหาในการผลิต เราต้องไปที่หน้างานโดยทันที และตรวจสอบเครื่องจักรของจริงนั้น ณ เวลาที่เกิดขึ้น เพื่อไม่ให้ปัญหานั้นลามไปไกลหรือแก้ไขปัญหาไม่ทันนั่นเอง
เป็นหลักคติเพื่อไม่ให้พนักงานละเรือนปัญหาที่เกิดขึ้น ลดการเสียเวลาและสูญเสียของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตอยู่ ณ เวลานั้น
3 TEI KANRI
Photo from https://www.kantsu.com/terms/2616/
การจัดระเบียบความเรียบร้อยของการวางของในองค์กรญี่ปุ่นเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานนั้นมีมากขึ้น โดยใช้หลักการ 3 TEI KANRI คือการกำหนดระเบียบในการวางของ ณ จุดนั้นจาก 3 หลักการนี้คือ
- TEI-HIN : วางชนิดของที่กำหนดไว้เท่านั้น ถ้ากำหนดไว้ว่าพื้นที่ตรงนี้ไว้ใช้สำหรับวางกระดาษใหม่ เราต้องไม่วางสิ่งอื่นๆปนกัน นอกจากกระดาษใหม่เท่านั้น
- TEI-I : กำหนดพื้นที่อย่างชัดเจนว่าพื้นที่ตรงนี้สำหรับวางอะไร สามารถใช้การติดป้ายชื่อเพื่อให้ชัดเจนมากขึ้นและสามารถแยกประเภทของได้เข้าใจง่ายขึ้น
- TEI-RYOU: กำหนดปริมาณของสิ่งนั้นๆ ตัวอย่างเช่น สามารถวางกระดาษใหม่ได้มากสุดไม่เกิน 3 กล่อง ก็ต้องกำหนดกฎนี้อย่างชัดเจนและไม่ควรวางซ้อนกันมากกว่า 3 กล่อง เป็นต้น
3 TEI KANRI มีผลประโยชน์มากในการจัดระเบียบของสถานที่ทำงาน เวลาเราต้องการหาของประเทศไหนๆเราก็สามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น และสามารถนำไปคืนในที่ที่ถูกต้องตามที่กำหนดไว้ เป็นการช่วยลดระยะเวลาในการหาอุปกรณ์ต่างๆ สามารถนำไปใช้ในสถานที่ทำงานทั้งประเภทออฟฟิศและประเภทรายการผลิต องค์กรญี่ปุ่นใช้หลักการนี้ในการจัดระเบียบพื้นที่ทำงาน โดยเฉพาะอุปกรณ์เครื่องมือที่ใช้ในการประกอบสินค้าต่างๆ จะถูกกำหนดปริมาณสถานที่และชื่อของอุปกรณ์นั้นๆอย่างชัดเจน เวลาอุปกรณ์นั้นหายไปหรือไม่ครบตามพื้นที่ที่จัดวางไว้ เราก็สามารถรู้ได้ทันทีว่าอะไรนั้นหายไปจากเซตอุปกรณ์ที่เรามี
3C BUNSEKI
Photo from https://i-dear.biz/column_181223/
อีกหนึ่งหลักการที่บริษัทญี่ปุ่นใช้ในการวิเคราะห์ธุรกิจในด้านการตลาดนั่นคือ 3C BUNSEKI หรือการวิเคราะห์ 3C โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 3 อย่างที่มีความสัมพันธ์กันอย่างแน่นแฟ้นในการดำเนินธุรกิจนั่นคือ Customer, Company และ Competitor
ไม่ว่าจะมีการวางแผนทำกิจกรรมการตลาดใดๆ ถ้าเรามีการคำนึงถึง 3C นี้อยู่เสมอก็จะทำให้เราสามารถมองภาพของตลาดได้ครอบคลุมทุกปัจจัย โดยคิดถึงความต้องการของลูกค้า (Customer) ทั้งนี้รวมถึงสถานการณ์ทางตลาดด้วย (Market) ว่าลูกค้ามีความต้องการอย่างไรและทางการตลาดมีแนวโน้มของสถานการณ์อย่างไร ต่อมาก็ต้องมาดูคู่แข่ง (Competitor) ว่าเขามีข้อดีข้อเสียอย่างไรและเราสามารถทำอะไรเพื่อชนะตลาดของคู่แข่งได้ สุดท้ายให้มาดูที่บริษัทตัวเอง (Company) ว่าเราอยู่ในตำแหน่งไหนของตลาดและมีจุดแข็งของบริษัทอย่างไร เป็นต้น
การใช้ 3C BUNSEKI เป็นปัจจัยในการวิเคราะห์จะทำให้เราไม่ลืมสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจและสามารถเข้าใจทั้งปัญหาสถานการณ์ปัจจุบันและหาวิธีการแก้ไขปัญหาทางด้านการตลาดได้อย่างชัดเจนมากขึ้น
นอกเหนือจากนี้ ยังมีหลักการทางการทำงานขององค์กรญี่ปุ่นอีกมากมาย โดยแต่ละบริษัทก็มีเอกลักษณ์ในการนำเสนอวิธีการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้นเป็นของตนเอง อย่างไรก็ตาม หลักการที่แนะนำในวันนี้ เป็นหลักการที่บริษัทส่วนใหญ่ได้นำไปใช้และปฏิบัติกันอย่างต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน จนทำให้เราเห็นได้ว่าผลิตภัณฑ์ที่มาจากประเทศญี่ปุ่นนั้น มีความน่าเชื่อถือทางด้านคุณภาพที่มาจากความตั้งใจในการพัฒนาองค์กรและความใส่ใจในการกำหนดระเบียบต่างๆ ทั้งด้านวินัยและสิ่งแวดล้อมในการทำงานมาก
